GTD – Getting Things Done: Die Methode für mehr Klarheit im Mittelstand

Was ist GTD?

"Ihr Gehirn ist dafür da, Ideen zu entwickeln – nicht sie zu speichern." – David Allen

Getting Things Done (GTD) ist eine Produktivitätsmethode, die der amerikanische Unternehmensberater David Allen im Jahr 2001 entwickelt hat. Seitdem hat sie sich zu einer der bekanntesten und bewährtesten Systeme für persönliches Informationsmanagement entwickelt – und das aus gutem Grund.

Im Kern geht es bei GTD um eine einfache, aber revolutionäre Idee: Unser Gehirn ist ein fantastisches Werkzeug zum Denken, Analysieren und Kreativsein – aber ein miserabler Speicher. Jedes Mal, wenn wir versuchen, uns Dinge zu merken ("Ich muss noch den Lieferanten anrufen", "Die Präsentation muss bis Freitag fertig sein", "Mitarbeiter X wollte ich noch wegen Y ansprechen"), belastet das unser Gehirn mit sogenannten "offenen Schleifen".

Diese offenen Schleifen sind wie Programme, die im Hintergrund Ihres Computers laufen und ständig Arbeitsspeicher verbrauchen. Sie merken vielleicht nicht einmal bewusst, wie viel mentale Energie diese unerledigten Aufgaben, ungeklärten Fragen und halbfertigen Gedanken kosten – bis Sie abends erschöpft ins Bett fallen und der Kopf einfach nicht aufhören will zu kreisen.

GTD richtet sich besonders an Wissensarbeiter – also an Menschen, deren Hauptaufgabe es ist, Informationen zu verarbeiten und Entscheidungen zu treffen. Das betrifft Geschäftsführer, Führungskräfte, Projektleiter und alle, die täglich mit einer Flut von E-Mails, Telefonaten, Meetings und Anfragen jonglieren müssen.

Das Versprechen von GTD ist nicht weniger als stressfreie Produktivität: Sie wissen jederzeit genau, was zu tun ist. Sie vergessen nichts Wichtiges. Sie können sich voll auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren, weil Sie wissen, dass alles andere sicher erfasst ist. Und am Abend können Sie den Laptop zuklappen mit dem guten Gefühl, den Überblick zu haben.

Die Grundprinzipien von GTD

Bevor wir in die praktische Umsetzung einsteigen, müssen Sie die fünf Grundprinzipien verstehen, auf denen GTD aufbaut. Diese Prinzipien sind der Schlüssel zum Erfolg des Systems:

1. Vertrauenswürdiges System

Das gesamte System steht und fällt mit Ihrem Vertrauen in das System. Sie müssen absolut sicher sein, dass nichts verloren geht, vergessen wird oder durchs Raster fällt. Nur wenn Sie Ihrem System zu 100% vertrauen, können Sie loslassen und mental abschalten.

Das bedeutet konkret: Alles – wirklich alles – muss erfasst werden. Jede Aufgabe, jede Idee, jedes "daran muss ich noch denken". Wenn Sie nur 90% erfassen und die restlichen 10% "im Kopf behalten", funktioniert GTD nicht. Ihr Gehirn weiß, dass da noch etwas ist, und wird Sie weiter daran erinnern.

2. Kopf frei bekommen

Ihr Gehirn sollte keine Aufgabe speichern müssen. Sobald Sie etwas erfasst haben, können Sie es mental loslassen. Die mentale Last verschwindet sofort – nicht erst, wenn die Aufgabe erledigt ist, sondern sobald sie im System ist.

Dieser Punkt ist für viele Führungskräfte zunächst kontraintuitiv. "Aber ich muss doch an die wichtigen Dinge denken!" Nein – Sie müssen sicherstellen, dass Ihr System Sie zur richtigen Zeit an die wichtigen Dinge erinnert. Das ist ein entscheidender Unterschied.

3. Nächste Aktionen definieren

GTD besteht darauf, dass Sie für jedes Projekt die nächste konkrete, physische Aktion definieren. Nicht "Marketingstrategie überarbeiten" (zu vage), sondern "E-Mail an Marketing-Team schreiben mit Bitte um Zahlen vom letzten Quartal" (konkret und handelbar).

Dieser Schritt – die Übersetzung von vagen Projekten in konkrete nächste Schritte – erfordert Denkarbeit. Aber genau diese Denkarbeit nehmen Sie vorweg, anstatt sie immer wieder zu verschieben. Das Ergebnis: Wenn Sie Zeit haben zu handeln, können Sie sofort loslegen, ohne erst überlegen zu müssen "Was muss ich denn jetzt eigentlich tun?"

4. Kontextbasierte Organisation

GTD organisiert Aufgaben nicht nach Projekten oder Prioritäten, sondern nach Kontexten. Ein Kontext ist die Situation oder das Werkzeug, das Sie brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen.

Typische Kontexte sind:

• @Computer – Aufgaben, die Sie am Rechner erledigen
• @Telefon – Anrufe, die Sie tätigen müssen
• @Büro – Dinge, die Sie nur im Büro erledigen können
• @Unterwegs – Aufgaben für die Autofahrt oder unterwegs
• @Team – Themen, die Sie mit Mitarbeitern besprechen müssen

Warum ist das so wichtig? Weil Sie Ihre Aufgaben so nach Ihrer aktuellen Situation filtern können. Wenn Sie gerade am Telefon sind, zeigt Ihnen das System nur die Telefonate. Wenn Sie ins Auto steigen, sehen Sie die Aufgaben für unterwegs. Das spart enorm viel mentale Energie.

5. Regelmäßige Reviews

GTD ist kein "Einmal einrichten und vergessen"-System. Es lebt von regelmäßigen Reviews – insbesondere dem wöchentlichen Review (dazu später mehr). In diesen Reviews stellen Sie sicher, dass Ihr System aktuell, vollständig und vertrauenswürdig bleibt.

Das Ampelsystem – GTD in Farben

Ein besonders wirksames Werkzeug zur Umsetzung von GTD ist das Ampelsystem, das Informationen und Aufgaben mit drei einfachen Farben kategorisiert:

Rot – Ungesichtet und unverarbeitet

Rote Items sind neu eingetroffene Informationen, die Sie noch nicht verarbeitet haben: neue E-Mails, eingehende Anrufe, Nachrichten. Diese Items müssen durch die GTD-Verarbeitungsphase: Sie müssen entscheiden, was damit zu tun ist – löschen, ablegen, delegieren oder in eine Aufgabe umwandeln.

Gelb – Offen und aktiv

Gelbe Items sind bewusst offene Aufgaben und Wiedervorlagen. Das sind Ihre Next Actions, laufende Projekte und terminierte Follow-ups. Gelb bedeutet: "Hier ist etwas zu tun – und ich habe es bewusst auf meiner Liste." Diese Items bleiben gelb, bis sie erledigt sind.

Grün – Gesichtet und abgelegt

Grüne Items sind verarbeitete Informationen, die Sie als Referenzmaterial abgelegt haben. Eine E-Mail, die Sie gelesen und deren Inhalt Sie zur Kenntnis genommen haben. Ein Anruf, der dokumentiert ist, aber keine weitere Aktion erfordert. Grün bedeutet: "Erledigt, abgelegt, keine offene Schleife mehr."

Die Ausnahme: Zukünftige Aufgaben

Eine wichtige Besonderheit: Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in der Zukunft erscheinen erst zum Fälligkeitstermin in Ihrer Inbox. Wenn Sie heute eine Wiedervorlage für nächste Woche Mittwoch erstellen, taucht diese Aufgabe am Mittwoch als gelbes Item auf – nicht schon heute. So bleibt Ihre Inbox fokussiert auf das, was jetzt relevant ist, ohne Sie mit zukünftigen Aufgaben zu überladen.

Das Ampelsystem macht GTD visuell und intuitiv: Ein Blick auf Ihre Inbox genügt, um zu wissen, wo Sie stehen und was zu tun ist.

Die 5 GTD-Phasen

GTD ist ein Workflow, der aus fünf aufeinanderfolgenden Phasen besteht. Jede Phase hat eine klare Funktion und führt zur nächsten. Wenn Sie diesen Workflow konsequent durchlaufen, entsteht ein selbstverstärkendes System, das immer besser wird.

Die 4 Kernlisten im Detail

Nachdem wir den GTD-Workflow verstanden haben, werfen wir einen genaueren Blick auf die vier zentralen Listen, die das Herzstück des Systems bilden.

1. Next Actions – Ihre Handlungsliste

Die Next Actions-Liste ist Ihre tägliche Arbeitsliste. Sie enthält alle konkreten, physischen Aktionen, die Sie selbst erledigen können und wollen – organisiert nach Kontexten.

Beispiele für gute Next Actions:

• @Computer: "E-Mail-Entwurf für Jahresabschluss-Präsentation schreiben"
• @Telefon: "Lieferant Meyer anrufen wegen Verzögerung bei Bestellung #4532"
• @Büro: "Vertrag mit Neukunde X unterschreiben und einscannen"
• @Team: "Mit Teamleiter Vertrieb Quartalszahlen besprechen"
• @Unterwegs: "Auf dem Heimweg Druckerpatronen kaufen"

Jede dieser Aktionen ist:

• Konkret: Sie wissen genau, was zu tun ist
• Physisch sichtbar: Eine echte Handlung, keine abstrakte Überlegung
• Kontextgebunden: Sie können sie nur in einer bestimmten Situation erledigen

2. Projects – Ihre Ergebnisliste

Ein Projekt in GTD ist jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Schritt erfordert und innerhalb eines Jahres erledigt werden kann.

Beispiele für Projekte im Mittelstand:

• "Neue Produktlinie für Marktsegment X einführen"
• "Vertriebsprozess digitalisieren und standardisieren"
• "Neuen Key Account Manager einstellen und einarbeiten"
• "Jahresabschluss 2024 erstellen und prüfen lassen"
• "Website-Relaunch durchführen"

Für jedes Projekt gilt die eiserne Regel: Es muss mindestens eine Next Action haben. Ein Projekt ohne nächste Aktion ist tot – es bewegt sich nicht vorwärts.

Überprüfen Sie Ihre Projects-Liste wöchentlich im Weekly Review. Fragen Sie sich für jedes Projekt:

• Ist es noch aktiv und relevant?
• Gibt es eine klare nächste Aktion?
• Macht es Fortschritte oder stagniert es?

3. Calendar – Ihr heiliger Zeitplan

Der Kalender ist im GTD-System heilig. Er enthält nur zeitgebundene Verpflichtungen – also Dinge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden müssen.

Drei Arten von Kalendereinträgen:

• Termine: Meetings, Besprechungen, Calls
• Zeitspezifische Aktionen: "Um 14:00 Uhr Kunde X zurückrufen"
• Deadlines: Fristen, bis zu denen etwas fertig sein muss

Wichtig: Keine To-Dos im Kalender!

Viele Menschen machen den Fehler, ihre Aufgaben in den Kalender einzutragen: "Montagvormittag: Angebot schreiben". Das Problem: Wenn Sie Montagvormittag unerwartet im Meeting sitzen oder ein dringender Anruf kommt, wird das Angebot nicht geschrieben – aber der Kalendereintrag bleibt. Ihr Kalender wird unzuverlässig.

GTD sagt: Der Kalender zeigt Ihnen, was Sie müssen. Die Next Actions-Liste zeigt Ihnen, was Sie können. Diese Trennung ist entscheidend für ein vertrauenswürdiges System.

4. Waiting For – Ihre Delegationsliste

Die Waiting For-Liste ist Ihre Versicherung gegen vergessene Follow-ups. Hier tragen Sie alles ein, was Sie delegiert haben oder worauf Sie aus anderen Gründen warten.

Beispiele:

• "Warte auf: Kostenkalkulation von Einkauf (delegiert an Sarah, 15.01.)"
• "Warte auf: Feedback zu Vertragsentwurf von Rechtsanwalt (angefragt 12.01.)"
• "Warte auf: Lieferung neue Server (Lieferant Müller IT, Liefertermin 20.01.)"
• "Warte auf: Unterschrift GF Kunde X unter Rahmenvertrag"

Für jeden Eintrag notieren Sie:

• Was Sie erwarten
• Von wem
• Seit wann (Datum der Delegation/Anfrage)

Im Weekly Review gehen Sie diese Liste durch und entscheiden, ob Sie nachfassen müssen.

Der Weekly Review – Das Geheimnis von GTD

Wenn es eine einzige Gewohnheit gibt, die über Erfolg oder Misserfolg von GTD entscheidet, dann ist es der Weekly Review.

Der Weekly Review ist Ihre wöchentliche "Generalinspektion" des Systems. Hier stellen Sie sicher, dass alles aktuell, vollständig und vertrauenswürdig ist. Ohne regelmäßigen Weekly Review wird Ihr System langsam veralten, unvollständig werden und Sie verlieren das Vertrauen.

Warum der Weekly Review entscheidend ist

• Vertrauen: Nur durch regelmäßiges Durchsehen wissen Sie, dass Ihr System aktuell ist
• Überblick: Sie sehen "den Wald vor lauter Bäumen" – die strategische Perspektive
• Vorbeugung: Probleme werden sichtbar, bevor sie zu Krisen werden
• Kontrolle: Sie gewinnen das Gefühl zurück, die Dinge im Griff zu haben

Typische Dauer: 60-90 Minuten, einmal pro Woche

Bester Zeitpunkt: Freitagnachmittag oder Montagmorgen – ein Zeitpunkt, an dem Sie Ruhe haben und nicht unterbrochen werden

Die Weekly Review Checkliste

David Allen hat eine bewährte Checkliste entwickelt. Gehen Sie sie Schritt für Schritt durch:

1. Lose Materialien sammeln: Räumen Sie Ihren Schreibtisch ab, sammeln Sie Notizzettel, Visitenkarten, Belege – alles, was noch nicht erfasst ist
2. Alle Inboxes leeren: E-Mail-Inbox, physische Inbox, Notizen-App, Sprachmemos – alles muss verarbeitet werden bis auf Null
3. Next Actions durchsehen: Streichen Sie erledigte Aufgaben, aktualisieren Sie Kontexte, fügen Sie neue Aktionen hinzu
4. Projects-Liste durchgehen: Überprüfen Sie jedes Projekt. Hat es eine nächste Aktion? Ist es noch relevant? Gibt es Fortschritt?
5. Waiting For-Liste checken: Bei wem müssen Sie nachfassen? Was ist überfällig? Was kann von der Liste?
6. Someday/Maybe durchsehen: Ist etwas aus der "vielleicht irgendwann"-Liste jetzt relevant geworden?
7. Kalender rückblickend prüfen: Was war letzte Woche? Ergeben sich daraus neue Aufgaben oder Projekte?
8. Kalender vorausschauend prüfen: Was kommt in den nächsten 2-4 Wochen? Muss etwas vorbereitet werden?
9. Referenzmaterial aufräumen: Ablage aktualisieren, alte Dokumente archivieren

Häufige Fehler beim Weekly Review

• Zu unregelmäßig: "Ich mache es, wenn ich Zeit habe" funktioniert nicht. Blocken Sie eine feste Zeit im Kalender
• Zu oberflächlich: Nur mal "drüberschauen" reicht nicht. Nehmen Sie sich Zeit für jeden Schritt
• Unterbrechungen zulassen: Schließen Sie die Tür, stellen Sie das Telefon ab. 90 Minuten ungestörte Zeit
• Zu kritisch: Der Weekly Review ist kein Selbstgeißelungs-Ritual. Es geht nicht um Perfektion, sondern um Klarheit

GTD für den Mittelstand – Haralds Perspektive

Lassen Sie uns konkret werden. Wir haben über GTD-Theorie gesprochen, aber wie sieht das im Alltag eines mittelständischen Geschäftsführers aus? Lernen Sie Harald kennen.

Haralds Ausgangssituation

Harald, 43 Jahre, Geschäftsführer eines Unternehmens mit 15 Mitarbeitern. Das Unternehmen läuft gut, das Wachstum stabil, die Mitarbeiter engagiert. Eigentlich könnte Harald zufrieden sein.

Aber Harald fühlt sich zunehmend überwältigt:

• Täglich 80+ E-Mails, von denen viele Entscheidungen erfordern
• 15+ Anrufe, die zwischen strategisch wichtig und banal schwanken
• 5+ Meetings, aus denen ständig neue Aufgaben entstehen
• Dutzende Mitarbeiteranfragen, die "nur kurz" sind, sich aber summieren
• Kundenkontakte, die persönliche Betreuung erwarten

Haralds Gefühl am Abend: "Ich habe den ganzen Tag gearbeitet, bin völlig erschöpft – aber ich habe das Gefühl, nichts wirklich Wichtiges geschafft zu haben."

Er arbeitet nur noch reaktiv: E-Mails beantworten, Anrufe entgegennehmen, Brände löschen. Für strategisches Denken – neue Märkte erschließen, Prozesse verbessern, Innovation vorantreiben – fehlt die mentale Kapazität.

Abends liegt er im Bett, der Kopf voll mit offenen Schleifen:

• "Ich muss noch Kunde X zurückrufen..."
• "Das Angebot für Projekt Y muss nächste Woche raus..."
• "Mit Mitarbeiter Z wollte ich noch das Thema besprechen..."
• "Wann war nochmal die Deadline für...?"

Haralds größte Ängste:

• Etwas Wichtiges zu vergessen und dadurch Kunden oder Mitarbeiter zu enttäuschen
• Die Kontrolle über sein eigenes Unternehmen zu verlieren
• Nicht mehr die Zeit zu haben, das Unternehmen weiterzuentwickeln
• Irgendwann auszubrennen unter der mentalen Last

Was Harald braucht

Harald ist, in der Limbic-Typologie, stark blau (Struktur, Ordnung, Zuverlässigkeit) mit rot-Anteilen (Ergebnisorientierung, Effizienz). Er braucht:

• Struktur ohne Chaos: Ein klares System, in dem alles seinen Platz hat
• Messbare Ergebnisse: Er will sehen, dass das System funktioniert
• Persönliche Betreuung: Kein anonymes Tool, sondern einen Partner, der versteht
• Wachstumsfähigkeit: Das System muss mit dem Unternehmen mitwachsen
• Professionelle Lösung: Keine Flickschusterei, sondern etwas Durchdachtes

Wie GTD Harald hilft

Stellen Sie sich vor, Harald implementiert GTD konsequent – idealerweise mit einem System wie infra-struktur, das GTD automatisch umsetzt. Was ändert sich?

Lassen Sie uns einen typischen Arbeitstag begleiten und sehen, wie GTD mit infra-struktur in der Praxis funktioniert – Stunde für Stunde, Feature für Feature:

infra-struktur als perfektes GTD-System

GTD ist eine brillante Methode – aber sie lebt und stirbt mit dem Tool, das Sie verwenden. Viele GTD-Versuche scheitern nicht an der Methode, sondern an einem System, das zu kompliziert ist, zu viel manuelle Pflege erfordert oder einfach nicht zum Arbeitsalltag passt.

Hier kommt infra-struktur ins Spiel – ein System, das GTD nicht nur abbildet, sondern automatisch umsetzt.

Warum infra-struktur GTD perfekt umsetzt

1. Automatisches Erfassen – Wo es wirklich zählt

In klassischen GTD-Implementierungen müssen Sie alles manuell erfassen: E-Mails kopieren, Gesprächsnotizen eintippen, Aufgaben anlegen. Das kostet Zeit und Disziplin – und genau hier scheitern die meisten.

infra-struktur automatisiert, wo es sinnvoll ist:

• E-Mails landen automatisch in digitalen Akten, verknüpft mit dem richtigen Kunden/Projekt basierend auf Absender und Empfänger
• Anrufe werden automatisch dokumentiert und zur richtigen digitalen Akte zugeordnet basierend auf Telefonnummern
• Dokumente legen Sie mit wenigen Klicks in die passende digitale Akte – bewusst und kontextgerecht
• Meeting-Notizen "verpuzzeln" Sie intuitiv mit Teilnehmern und Projekten – Sie entscheiden, was wohin gehört

E-Mails und Anrufe erfassen Sie einmal – das System sortiert automatisch. Dokumente und Notizen "verpuzzeln" Sie bewusst in Sekunden – keine starren Felder, keine CRM-Pflicht, nur sinnvolle Verknüpfungen. Kein doppelter Aufwand. Kein "ich müsste das noch ins CRM eintragen".

Warum manche Schritte manuell? Weil bewusstes Verarbeiten ein GTD-Kernprinzip ist: Sie entscheiden, was wohin gehört, und schaffen vertrauenswürdige Strukturen. Das dauert Sekunden, nicht Minuten – intuitiv, nicht kompliziert.

Der entscheidende Schritt: E-Mails und Anrufe werden automatisch erfasst – aber Sie entscheiden, was daraus wird. Per Kontextmenü erstellen Sie aus jeder Aktivität direkt eine Aufgabe (mehr dazu weiter unten). So transformieren Sie Rohinformationen in handlungsfähige Aufgaben – in IHRER Sprache, nach IHREN Prioritäten.

2. Intelligentes Organisieren – Das "Verpuzzeln"

GTD fordert kontextbasierte Organisation. infra-struktur nennt das "Verpuzzeln" – und geht noch einen Schritt weiter:

Für E-Mails und Anrufe erkennt das System automatisch Zusammenhänge basierend auf Absendern, Empfängern und Telefonnummern:

• Diese E-Mail gehört zu Kunde X und Projekt Y
• Dieser Anruf ist relevant für Teammitglied Z
• Dieses Dokument verpuzzeln Sie mit wenigen Klicks zur passenden Akte

Dokumente, Meeting-Notizen und andere Inhalte "verpuzzeln" Sie manuell – aber das dauert Sekunden, nicht Minuten. Sie ziehen einfach Inhalte in die passende digitale Akte oder nutzen die Schnellverknüpfung.

Schneller Zugriff durch Favoriten: Wichtige Projekte oder Kunden favorisieren Sie mit einem Klick. Diese erscheinen dann prominent in Ihrer Übersicht – kein Suchen, kein Scrollen. Genau wie GTD es fordert: Die wichtigsten Kontexte immer griffbereit.

Digitale Akten ohne starre Felder: Anders als traditionelle CRMs zwingt infra-struktur Sie nicht in vordefinierte Felder (Lead-Status, Opportunity-Phase, etc.). Digitale Akten sind flexible Container, die Sie nach Ihrem Gusto gestalten – mit Checkboxen, Textfeldern, Verknüpfungen. Für viele Anwendungsfälle gibt es vorgefertigte Akten-Vorlagen, die Sie aber jederzeit anpassen oder komplett neu aufbauen können.

Das Ergebnis dieser intelligenten Organisation – teils automatisch, teils bewusst gesteuert: Eine 360°-Sicht auf jeden Kunden, jedes Projekt, jeden Prozess. Wenn Harald einen Kunden anruft, sieht er auf einen Blick:

• Die letzten E-Mails und Anrufe
• Laufende Projekte und deren Status
• Offene Aufgaben und Wiedervorlagen
• Relevante Dokumente (Verträge, Angebote)

Alles an einem Ort.

Aus Informationen werden Aufgaben: Das Verpuzzeln geht noch einen Schritt weiter: Sie können aus jeder E-Mail, jedem Anruf, jeder Nachricht per Kontextmenü direkt eine Aufgabe erstellen (Details siehe unten). So verarbeiten Sie Informationen bewusst und behalten die Kontrolle über Ihre Inbox.

Von Rohinformation zur Aufgabe – Sie übernehmen die Kontrolle

Hier wird infra-struktur richtig mächtig: Für jede Aktivität (E-Mail, Anruf, Nachricht) können Sie per Kontextmenü direkt eine Aufgabe erstellen. Die ursprüngliche Aktivität wird automatisch als Referenzmaterial an die Aufgabe angehängt.

Warum ist das so wichtig?

Der Workflow:

1. E-Mail kommt rein (Rot – ungesichtet)
2. Sie lesen sie, bewerten nach GTD + Eisenhower, überlegen: "Was ist der nächste Schritt?"
3. Kontextmenü → "Aufgabe erstellen"
4. Sie formulieren die Aufgabe in IHRER Sprache: "Angebot für Kunde X erstellen (Produkt Y + Sonderwünsche Z)"
5. Die E-Mail wird automatisch als Referenzmaterial angehängt und auf Grün gesetzt
6. Die Aufgabe erscheint als Gelb in Ihrer Inbox

Der Effizienzgewinn: Sie erledigen die Denkarbeit einmal. Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe später sehen, wissen Sie sofort, was zu tun ist – ohne die E-Mail erneut lesen und durchdenken zu müssen. Die E-Mail ist als Referenz da, falls Sie Details brauchen.

3. Vertrauenswürdiges System – Nichts geht verloren

Das wichtigste Prinzip von GTD: Vertrauen. Sie müssen zu 100% sicher sein, dass nichts vergessen wird.

infra-struktur garantiert das:

• Automatische Erfassung: Alles, was Sie kommunizieren, ist im System
• Wiedervorlagen: Das System erinnert Sie zur richtigen Zeit
• Follow-up-Vorschläge: "Kunde X hat seit 14 Tagen nicht geantwortet – nachfassen?"
• Redundanzsicher: Cloud-basiert, automatische Backups, DSGVO-konform

Made in Germany, gehostet in Deutschland – keine Daten in US-Clouds, keine DSGVO-Sorgen.

4. Strukturierte Reviews – Das System unterstützt Sie

Der Weekly Review ist das Herzstück von GTD – aber auch die größte Hürde. infra-struktur gibt Ihnen die Werkzeuge, um ihn strukturiert und effizient durchzuführen:

• Die Inbox als Review-Hub: Ihre zentrale Schaltzentrale zeigt alle Aufgaben, Wiedervorlagen und Termine auf einen Blick – Ihre persönliche GTD-Kommandozentrale
• Das Ampelsystem gibt Orientierung: Rote Items müssen verarbeitet werden, gelbe Items sind bewusst offen (Aufgaben und Wiedervorlagen), grüne Items sind gesichtet und abgelegt. Beim Weekly Review sehen Sie sofort, wo es hakt
• Aus Aktivitäten werden Aufgaben: Per Kontextmenü transformieren Sie E-Mails und Anrufe in Aufgaben – die Rohinformation wird Referenzmaterial, die Aufgabe zeigt den nächsten Schritt
• Automatische Wiedervorlagen: Das System erinnert Sie an fällige Follow-ups und Dokumente – nichts fällt durchs Raster
• 360°-Sicht auf Projekte: Öffnen Sie eine digitale Akte und sehen Sie alle E-Mails, Anrufe, Aufgaben, Dokumente – perfekt für den Projekt-Review

Der Weekly Review bleibt für Harald eine bewusste, manuelle Durchsicht – wie GTD es vorsieht. Aber infra-struktur macht ihn schneller und strukturierter: Alle Informationen sind an einem Ort, nichts wird vergessen, und er kann sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren statt auf das Zusammensuchen von Informationen.

Warum nicht vollautomatisch? Weil der Weekly Review ein GTD-Kernprinzip ist: Sie müssen bewusst entscheiden, welche Projekte vorangehen, welche Aufgaben Priorität haben, was delegiert werden kann. infra-struktur automatisiert die Erfassung und Organisation – aber die strategischen Entscheidungen treffen Sie.

5. Team-fähig – Nicht nur für den GF

Ein entscheidender Unterschied zu persönlichen GTD-Tools: infra-struktur ist für das ganze Team gedacht.

• Mitarbeiter können selbstständig auf alle relevanten Infos zugreifen
• Bei Urlaub oder Krankheit kann jemand anders nahtlos übernehmen
• Wissenstransfer passiert automatisch (alles ist dokumentiert)
• Harald hat Transparenz ohne Mikromanagement

Das Unternehmen wird unabhängiger von einzelnen Personen – aber jeder hat trotzdem "sein" System, das auf ihn zugeschnitten ist.

Der Unterschied zu anderen CRM-Systemen

Viele Unternehmen haben bereits ein CRM-System – Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics. Warum funktionieren diese nicht als GTD-System?

Der fundamentale Unterschied: Traditionelle CRMs sind Datenbanken, die Sie füttern müssen. infra-struktur ist ein externes Gedächtnis, das automatisch mit Ihrem Arbeitsalltag mitwächst.

Praxisbeispiel: Ein Tag mit infra-struktur

Ein typischer Montag – Stunde für Stunde. Sehen Sie, wie GTD-Prinzipien und infra-struktur-Features nahtlos zusammenarbeiten:

8:00 Uhr – Tagesstart

Harald öffnet infra-struktur und schaut zunächst in seinen Digitalen Tagesplaner – seine zentrale Inbox. Das Ampelsystem zeigt ihm auf einen Blick:

• Rote Items: 5 ungesichtete E-Mails und 2 neue Anrufe, die noch verarbeitet werden müssen
• Gelbe Items: 7 offene Aufgaben und Wiedervorlagen für heute
• Grüne Items: Bereits gesichtete und abgelegte Informationen

Zusätzlich sieht Harald in seinem Digitalen Tagesplaner die heutigen Termine: 10:00 Uhr Kundengespräch mit Frau Müller, 14:00 Uhr Teammeeting. Alles an einem Ort – Aufgaben, Wiedervorlagen, Termine.

Das GTD-Prinzip: Harald öffnet nicht panisch seinen E-Mail-Posteingang, sondern seine Next Actions-Liste (die gelben Items). Er sieht auf einen Blick die wichtigsten Aufgaben für heute – keine Überforderung, keine Entscheidungsmüdigkeit. Nur klare Prioritäten.

Harald beginnt mit den roten Items und arbeitet sich durch seine Inbox:

• E-Mail 1: Newsletter → Löschen
• E-Mail 2: Rechnung → Ablegen als Referenz, auf Grün setzen
• E-Mail 3: Teamfrage zu Projekt Schmidt → Harald liest sie, überlegt: "Ich muss die technische Machbarkeit klären." Kontextmenü → "Aufgabe erstellen": "Technische Machbarkeit Projekt Schmidt mit Teamleiter klären", Kontext @Team, Fälligkeit heute 14:00 Uhr. Die E-Mail wird automatisch als Referenzmaterial angehängt und auf Grün gesetzt. Die Aufgabe erscheint als Gelb in der Inbox.
• Anruf von gestern: Kunde X möchte Rückruf → Kontextmenü → "Aufgabe erstellen": "Kunde X zurückrufen wegen Angebot Produkt Y", Kontext @Telefon, Priorität hoch

Was ist passiert? Harald hat die Rohinformationen (E-Mails, Anruf) in seine Sprache übersetzt. Nicht "E-Mail von Teamleiter", sondern "Technische Machbarkeit klären". Nicht "Anruf von Kunde X", sondern "Kunde X zurückrufen wegen Angebot". Er hat die Kontrolle übernommen – die Inbox zeigt jetzt SEINE Prioritäten, nicht die der Absender.

10:30 Uhr – E-Mail von Kundin Müller

Kundin Müller schreibt wegen einer Reklamation. Harald öffnet ihre digitale Akte und sieht sofort:

• Die letzten 6 E-Mails (Kontext: läuft normalerweise problemlos)
• Die aktuelle Bestellung (#5234)
• Ansprechpartner in der Produktion (Frau Schmidt)
• Notizen aus dem letzten Telefonat vor 2 Wochen

Harald schreibt eine fundierte Antwort, CC an Frau Schmidt aus der Produktion. Anschließend erstellt er manuell eine Wiedervorlage: Er "verpuzzelt" die E-Mail mit einer neuen Aufgabe "Nachfassen bei Kundin Müller – Reklamation gelöst?" und setzt das Fälligkeitsdatum auf 3 Tage später. Die Aufgabe wird in seiner Inbox als gelb angezeigt und erinnert ihn automatisch zum richtigen Zeitpunkt.

14:00 Uhr – Anruf von Lieferant Meyer

Lieferant Meyer ruft an. infra-struktur zeigt während des Anrufs automatisch die Lieferantenakte:

• Laufende Bestellungen
• Letzte Lieferungen und Qualitätsprobleme
• Kontaktpersonen

Nach dem Call trägt Harald kurz ein: "Lieferung #4532 verzögert sich um 1 Woche". Er "verpuzzelt" diese Notiz manuell mit der entsprechenden Bestellung und der Lieferantenakte. Anschließend erstellt er eine Wiedervorlage für nächste Woche, um die Lieferung erneut zu prüfen. Die Aufgabe erscheint als gelb in seiner Inbox und wird zum festgelegten Zeitpunkt fällig.

Das GTD-Prinzip: Eingehende Anrufe werden nicht zur Unterbrechung, sondern zum Erfassungsmoment. Harald verarbeitet die Information sofort – erfassen, kontextualisieren, terminieren. Keine mentale Belastung, kein "daran denken müssen". Das System übernimmt die Erinnerung, sein Kopf bleibt frei für das nächste Thema.

16:00 Uhr – Meeting mit Team

Harald bespricht mit dem Team drei laufende Projekte. Während des Meetings trägt er Notizen direkt ins System ein. Ein Teammitglied erwähnt einen komplexen Kundenwunsch – Harald erfasst sofort ein neues Projekt: "Sonderwunsch Kunde Schmidt umsetzen". Nächste Aktion: "Technische Machbarkeit mit Entwicklung klären".

Nach dem Meeting nimmt er sich 2 Minuten Zeit, um die Notizen zu "verpuzzeln": Er verknüpft sie mit den entsprechenden Projekten und Teilnehmern – ein paar Klicks, intuitiv und schnell. Aus dem Meeting entstehen 5 neue Aufgaben, die er sofort an Teammitglieder delegiert. Die Aufgaben landen automatisch in deren Digitalen Tagesplanern.

Das GTD-Prinzip: Sofortige Erfassung während des Meetings verhindert, dass Aufgaben "im Kopf verschwinden". Harald kann dem Kunden noch heute zusagen: "Ich kläre das mit meinem Team und melde mich bis morgen Mittag." Keine vagen Versprechen – konkrete Zusagen, hinterlegt im System.

17:30 Uhr – Feierabend

Harald wirft einen letzten Blick ins System. Inbox Zero erreicht – keine roten Items mehr. Alle ungesichteten E-Mails und Anrufe wurden verarbeitet. In seiner Inbox bleiben nur gelbe Items: offene Aufgaben und Wiedervorlagen, die bewusst für morgen oder später terminiert sind. Diese gelben Items sind genau dort, wo sie hingehören – als klare, priorisierte nächste Schritte.

Er klappt den Laptop zu. Kopf frei. Alles erfasst. Das System erinnert ihn morgen an alles Wichtige.

Freitag, 14:00 Uhr – Weekly Review

Einmal pro Woche blockt Harald sich 90 Minuten. Tür zu, Telefon auf stumm. Er geht seine Review-Checkliste durch:

• Inbox Zero: Alle roten Items verarbeitet (5 E-Mails in Aufgaben umgewandelt, die E-Mails als Referenzmaterial angehängt)
• Projects-Liste: Drei Projekte haben Fortschritt gemacht (bleiben gelb), eines stagnierte – er ergänzt eine konkrete nächste Aktion und setzt es wieder auf Gelb
• Waiting For: Zwei Einträge bleiben gelb mit Wiedervorlage für Montag, um bei Lieferanten nachzufassen
• Kalender: Nächste Woche geprüft – große Kundenpräsentation am Mittwoch, Vorbereitung ist als Projekt angelegt mit allen Teilschritten

Um 15:30 Uhr ist Harald fertig. Er lehnt sich zurück. Zum ersten Mal seit Monaten hat er das Gefühl, wirklich den Überblick zu haben. Nicht perfekt – aber vertrauenswürdig.

Er klappt den Laptop zu und fährt ins Wochenende. Kein mulmiges Gefühl im Magen. Keine kreisenden Gedanken. Er weiß: Alles Wichtige ist erfasst. Das System erinnert ihn Montag.

Die konkreten Vorteile für Harald

• Mentale Entlastung: Sein Gehirn ist frei für strategisches Denken statt für "nicht vergessen"-Gedanken
• Keine vergessenen Follow-ups: Das System erinnert ihn automatisch an alles
• Mitarbeiter werden selbstständiger: Alle Infos sind im System verfügbar – auch wenn Harald im Urlaub ist
• Bessere Work-Life-Balance: Abends kann er loslassen, weil der Kopf frei ist
• Professionellere Unternehmensführung: Er arbeitet systematisch statt reaktiv
• Sichtbare Fortschritte: Er sieht, dass Projekte vorangehen – kein diffuses "viel zu tun"-Gefühl mehr